Al ben je nog zo goed in plannen, als je je gemakkelijk laat afleiden dan kan het zomaar zijn dat je de dag met een ontevreden en onvoldaan gevoel afsluit, omdat je je niet aan je eigen planning hebt kunnen houden. Niets is zo frustrerend als dat.

Even een mail tussendoor beantwoorden, even je collega te woord staan, of even de telefoon opnemen. Ogenschijnlijk zijn dit hele korte onderbrekingen. Zeker vanuit een tijdsperspectief: het kost je waarschijnlijk minder dan een minuut om dit “even snel” tussendoor te doen.

Maar daar zit het ‘m niet in. Het gaat niet om die ene minuut. Waar het wel om gaat is het verlies van hersencapaciteit door het wisselen tussen taken. ​​ ​​

Attention residue

Hoogleraar Sophie Leroy (Universiteit van Minnesota, USA) heeft onderzoek gedaan naar het concept Attention Residue: als je switcht van taak A naar taak B, dan blijf je met een deel van je aandacht nog bij taak A.

Dus beantwoord je “even snel” een mailtje tussendoor terwijl je eigenlijk aan een belangrijke taak werkt waar je je aandacht en concentratie voor nodig hebt, dan verlies je een deel van je hersencapaciteit.

Een deel van je hersenen nl. is bezig om het mailtje te beantwoorden, terwijl het andere deel taak A blijft vasthouden (“niet vergeten”). En andersom gebeurt hetzelfde. Als je weer teruggaat naar taak A dan blijft een deel van je aandacht bij het mailtje, terwijl het andere deel van je hersenen je oorspronkelijke taak weer moet oppakken (“waar was ik ook alweer?”).

En dit gaat ten koste van je productiviteit. Onderzoek toont nl. aan dat je hersenen (en dus jij!) minder snel werken en dat je gemiddeld 20% meer fouten maakt.

Zo zorg je voor meer focus

De oplossing? Concentreer je op één taak. Stop niet, of begin niet aan iets anders, totdat je helemaal klaar bent met een taak (of een afgebakend deel ervan).

Dus als je je e-mails wil beantwoorden, reserveer dan een blok in je agenda om je op die e-mails te concentreren. Werk je aan een belangrijk project, zet dan je afwezigheidsassistent aan, zet je e-mail notificaties én je telefoon uit, zorg ervoor dat je niet gestoord kan worden en weersta de verleiding van social media zodat je je kan concentreren op die ene taak.

​​Nog een tip:

Omdat je in de ochtend scherper bent dan in de middag raad ik je aan om je complexere taken ’s ochtends in te plannen. Onderzoek heeft aangetoond dat je bij complexere taken het meest effectief werkt als je dit doet in blokken van 1,5 uur, gevolgd door een pauze van 15 minuten. Minder complexe taken kun je dan ‘s middag inplannen. En in dit geval werk je het meest effectief als je in blokken van 25 minuten werkt, gevolgd door 5 minuten pauze.

>> Waardoor laat jij je makkelijk afleiden?

>> Wat kan je doen om dit te voorkomen?

Make Life Work!

Sanna